PRIVATLIVSPOLITIK FOR MEDLEMMER M.V.

Opdateret 14. oktober 2020.

Privatlivspolitikken kan også hentes i pdf-format.

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige – eller når den pågældende beder os om det.

1. Vi er ansvarlige for behandling af personoplysninger

Ripensersamfundet er dataansvarlig, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Foreningens data-kontaktperson er Hans Erik Christensen.

Adresse: C. F. Møllers Allé 50, 4.tv, 2300 København S

CVR: 33409877

Telefonnr.: +45 5050 8495

Mail.

Hjemmeside: www.ripensersamfundet.dk

2. Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

2.1. Medlemsoplysninger

I vores medlemsdatabase behandler vi følgende almindelige personoplysninger:

  • Medlemsnummer.
  • Årgang, retning og klasse, herunder oplysning om, hvorvidt vedkommende har en anden uddannelse fra Ribe Katedralskole udover den, der er oplyst, fx hvis en student også er realist. Dette af hensyn til jubilarfortegnelsen i bladet (se nedenfor).
  • Kontaktoplysninger (stilling (hvis oplyst), navn, adresse, telefonnummer, e-mail, evt. fødenavn).
  • Indmeldelsesdato.
  • Medlemstype (alm. medlem, 5 yngste årgange, alm. udlandsmedlem, 5 yngste årgange – udland, æresmedlem, dimittend).
  • Kontingentbetalingsoplysninger, herunder eventuelle forudbetalinger.

Afgår et medlem ved døden, beholder vi oplysningerne om afdøde indtil førstkommende generalforsamling af hensyn til oplæsning af afdøde medlemmer på generalforsamlingen, hvorefter oplysningerne slettes fra databasen.

Ved udmeldelse registrerer vi udmeldelsesdato og beholder oplysningerne indtil 31.12., hvorefter oplysningerne slettes. Årsagen er, at vi udarbejder en årlig statistik over indmeldte og udmeldte medlemmer for at følge tendensen i medlemsantallet. Det gør vi for at kunne målrette vores medlemskampagner m.v.

I Ripenserbladet oplyses følgende i hvert nummer, som udkommer hhv. i februar, april og november måned:

  • Navn, årgang, retning, klasse og adresse på nye medlemmer og eksisterende medlemmer, der har skiftet adresse siden det foregående blad.
  • Retning, årgang og klasse på afdøde siden sidste blad.
  • Navn, retning og årgang på bestyrelsesmedlemmerne. For formanden oplyses tillige postadresse, da denne også er foreningens adresse. Herudover kan der tillige oplyses telefonnummer og emailadresse efter samtykke fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Hvert år i bladets aprilnummer udarbejdes en såkaldt jubilarservice, som indeholder lister over medlemmer, der har dimittendjubilæum fra 10 år og opefter, idet det dog kun er jubilæer delelige med 5, der listes, dvs. 10, 15, 20, 25 år osv. Listen indeholder oplysning om retning, årgang, klasse, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

På Ripensersamfundets hjemmeside oplyses som minimum de samme oplysninger på bestyrelsesmedlemmerne som i bladet. Herudover kan der efter samtykke være angivet yderligere oplysninger.

2.2. Oplysninger om frivillige

Foreningens frivillige består, udover bestyrelsens medlemmer, af de valgte suppleanter, en revisor og en revisorsuppleant, samt eventuelle andre frivillige, der efter aftale udfører arbejde for Ripensersamfundet.

Der offentliggøres ikke oplysninger om disse i bladet eller på hjemmesiden. For de af de andre frivillige, der er medlemmer af Ripensersamfundet, indgår deres personlige oplysninger i medlemsdatabasen på lige fod med de øvrige medlemmer.

2.3. Oplysninger om øvrige

Foreningens annoncører er opført i medlemsdatabasen med oplysninger om annoncørnummer, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Disse oplysninger opbevares så længe annoncøren tegner annoncer i Ripenserbladet. Ved opsigelse af annonceringen slettes oplysningerne.

Der er en række institutioner, som modtager Ripenserbladet. Om disse har vi de samme oplysninger som beskrevet for annoncører ovenfor. Oplysningerne bliver slettet, så snart den pågældende institution opsiger abonnementet på bladet.

3. Foreningens formål med behandling af medlemmernes personoplysninger

Vi behandler medlemmernes personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om medlemmerne er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle disse oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med medlemmer, annoncører eller abonnenter på Ripenserbladet
  • Det, at man har meldt sig ind i foreningen, er annoncør, eller har tegnet abonnement på Ripenserbladet, betragtes som, at man har givet samtykke til, at vi kan behandle oplysningerne på ovennævnte måde.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og udsende nyhedsmail og Ripenserbladet.
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
  • At administrere medlemmets relation til foreningen.
  • At kunne medvirke til at opfylde foreningens formål, herunder at bevare og udvikle sammenholdet mellem tidligere elever fra Ribe Katedralskole samt lærere og andre ansatte, der er eller har været knyttet til denne skole.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen.
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.

4. Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.
  • At medlemmet kan opfylde sine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Når vi behandler oplysninger om det enkelte medlem, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end medlemmets samtykke. Vi indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle medlemmets personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter samtykke, er det frivilligt, om man vil give samtykke, og man kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Dette gælder også for de oplysninger, som der enten ikke er givet samtykke til, eller indirekte er givet samtykke for, jf. ovenfor om lovlige grunde til at behandle oplysninger om dte enkelte medlem.

5. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden samtykke.

6. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Se ovenfor under pkt. 2.1 om behandling af medlemsoplysninger.

7. Rettigheder

Når vi behandler personoplysninger, har den enkelte iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Man har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysningerne – det er det vi oplyser om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt).
  • Man har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler (indsigtsret).
  • Man har ret til at få urigtige oplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
  • Man har ret til at få oplysninger slettet (retten til at blive glemt). I så fald vil vi betragte det som en udmeldelse af foreningen.
  • Man har ret til at gøre indsigelse mod, at oplysninger anvendes til markedsføring.
  • Man har ret til at flytte sine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har, i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).

Man kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende sig til os. Kontaktoplysninger findes øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender man sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Man kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet- over behandling af sine personoplysninger.

8. Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil den enkelte modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.